Procédure pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités

Pour commencer, il faut trouver un membre du corps professoral de l’Université d’Ottawa qui travaille dans le même domaine d’intérêt et le contacter pour s’enquérir des possibilités de stage et d’encadrement.

La superviseure ou le superviseur de recherche doit occuper un poste à temps plein à l’Université. Les personnes suivantes peuvent diriger des recherches : les membres réguliers du corps professoral, ceux qui ont un poste à temps plein permanent ou menant à la permanence, les professeures et professeurs émérites toujours actifs en recherche, et les chercheuses et chercheurs à temps plein dans un institut de recherche hospitalier affilié à l’Université d’Ottawa.

Voici quelques ressources pour faciliter la recherche d’une superviseure ou d’un superviseur de recherche :

• Centres et instituts de recherche, y compris les hôpitaux affiliés et grappes d’intérêts de recherche de l’Université
• Bureaux de recherche des facultés (créés pour assurer le soutien et la promotion des initiatives de recherche)

Au moment d’approcher une superviseure ou un superviseur de recherche potentiel, il est important de lui présenter un plan clair de la visite comprenant les dates de début et de fin, la portée du projet et la portion qui peut être menée à l’Université d’Ottawa. Il faut indiquer clairement les ressources financières qui serviront à couvrir les frais de subsistance, ainsi que les ressources et le soutien attendus de la superviseure ou du superviseur de recherche et de l’Université.

La superviseure ou le superviseur pourrait désirer recevoir un curriculum vitae, un relevé de notes et le résultat à un examen de français ou d’anglais.

N.B. : Aux éventuels ECI et aux superviseures et superviseurs de recherche : attention aux délais pour obtenir les documents de voyage. Les délais de traitement varient selon le pays d’origine et peuvent avoir une incidence sur la date d’arrivée. Pour obtenir les documents de voyage à temps, informez-vous des délais de traitement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Lorsque l’éventuelle ou éventuel ECI et la personne qui dirigera sa recherche auront conclu une entente, cette dernière devra fournir à l’étudiante ou l’étudiant en provenance du Canada ou d'ailleurs une lettre d’invitation officielle confirmant sa visite. La lettre d’invitation confirmera les détails de la visite en établissant les modalités.

Gabarits de lettre d'invitation à télécharger pour les superviseures et superviseurs de recherche invitant une étudiante ou un étudiant du Canada ou de l’étranger.

Il est obligatoire d’utiliser ces gabarits officiels pour éviter les retards et les refus éventuels dans les processus d’immigration.

Une fois la lettre d'invitation remise, l'ECI peut passer à l'étape suivante.

NOTE 1 : Il n’est pas nécessaire de conclure une entente de recherche officielle, ou un protocole d’entente, pour accueillir une ou un ECI à l’Université d’Ottawa. Toutefois, certains établissements étrangers pourraient exiger une entente de stage de recherche ou un formulaire en fonction de la situation. Une fois que le stage commence, que les dates de début et de fin ont été confirmées et que les documents de voyage ont été obtenus, RIEX peut examiner les modalités d’une entente de stage établie par l’établissement d’attache pour s’assurer que l’Université et la superviseure ou le superviseur les acceptent, avant approbation au niveau facultaire (décanat ou vice-décanat à la recherche).

NOTE 2 : C’est le Cabinet du vice-recteur à la recherche et à l’innovation, et non RIEX, qui délivre les certificats d’achèvement de stage. Le meilleur document à utiliser pour confirmer l’achèvement d’un stage de recherche à l’Université d’Ottawa est le relevé de notes officiel sur lequel la cote de cours RCH (stage de recherche) figurera. Les ECI peuvent obtenir des copies du relevé de notes officiel auprès d’InfoService après avoir passé une commande en ligne. En outre, certains établissements étrangers pourraient demander un autre certificat attestant que l’ECI a satisfait aux exigences du stage. Ce document peut être produit au niveau facultaire (décanat ou vice-décanat à la recherche) ou sous la forme d’une lettre d’attestation préparée par la superviseure ou le superviseur de recherche.

Cette section ne concerne que les ECI provenant d’un pays étranger. Les personnes qui ont la citoyenneté canadienne ou la résidence permanente peuvent passer à la prochaine étape.

Selon la durée de leur séjour et la source de leur financement, les ECI pourraient avoir à obtenir une autorisation de voyage électronique, un visa de visiteur ou un permis de travail.

* IRCC peut changer les frais d’immigration sans préavis.

Stage de recherche de 60 à 120 jours

Les étudiantes et étudiants qui souhaitent effectuer un stage de recherche de 60 à 120 jours à l’Université d’Ottawa peuvent maintenant bénéficier d’une dispense de permis de travail de 120 jours pour les chercheuses et chercheurs et entrer au Canada en présentant une autorisation de voyage électronique (AVE) ou un visa de visiteur.

Les pages Web d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada offrent plus d’information sur l’admissibilité à l’AVE et au visa de visiteur.

Ces candidates et candidats peuvent être financés par une bourse à processus concurrentiel d’un gouvernement ou d’autres organismes de financement, une bourse à processus concurrentiel ou non concurrentiel de l’établissement d’attache, une allocation de la superviseure ou du superviseur de recherche de l’Université d’Ottawa, et/ou preuve de capacité financière par des relevés bancaires personnels.

IMPORTANT : Fiche du visiteur et numéro d'assurance sociale

Les ECI qui prévoient de rester au Canada moins de 120 jours ET qui recevront une bourse ou une allocation d’une professeure ou d’un professeur pendant leur séjour doivent obligatoirement obtenir un numéro d’assurance sociale (NAS). Pour obtenir un NAS, les ECI doivent, à leur arrivée au Canada, demander à l’agente ou l’agent des services frontaliers une fiche du visiteur. Il est impossible d’obtenir cette fiche après l’entrée sur le territoire. Si vous entrez dans cette catégorie, vous devez écrire à eci@uottawa.ca.
 

Stage de recherche de 120 à 365 jours

Les ECI qui souhaitent effectuer un stage de recherche de 120 à 365 jours à l’Université doivent obtenir un permis de travail après avoir préalablement communiqué avec eci@uOttawa.ca pour déterminer leur admissibilité.

Dans ce courriel, il faudra indiquer 1) les dates et la durée prévue du séjour; 2) le nom et le courriel de la superviseure ou du superviseur à l’Université d’Ottawa; 3) une preuve d’obtention d’une bourse à processus concurrentiel; et 4) le pays de citoyenneté pour l’évaluation du délai de traitement de la demande d’immigration.

Généralement, les candidates et candidats qui viennent effectuer un stage de recherche de 120 à 365 jours à l’Université doivent détenir une bourse à processus concurrentiel pour financer leur séjour. Exemples de bourses admissibles : bourse à processus concurrentiel d’un gouvernement ou d’autres organismes de financement, bourse à processus concurrentiel de l’établissement d’attache de l’ECI, entre autres. Une allocation de la superviseure ou du superviseur de recherche à l’Université d’Ottawa ne constitue pas un financement admissible pour cette catégorie.

Les ECI qui ont un permis de travail ont droit à un numéro d’assurance sociale (NAS). Pour plus de renseignements sur l’obtention d’un NAS, consulter le site de Service Canada.

Les critères d’admissibilité de l’immigration canadienne et leur interprétation sont susceptibles de changer et ne relèvent pas de l’Université d’Ottawa. Pour obtenir l’information la plus récente, consulter le Centre d’aide d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada.

Au Canada, les droits des travailleurs, comprenant les travailleurs étrangers temporaires, et les travailleurs sous le régime du programme de mobilité international, sont protégés par la loi. Plus d’information sur ces droits sont accessibles sur la page Mes droits – PMI.

REMARQUE :

• Dans les deux cas, le passeport doit être valide pour toute la durée du séjour au Canada et respecter les règlements en vigueur dans le pays d’origine et le pays de destination.
• Les ECI qui souhaitent prolonger leur séjour de recherche doivent préalablement communiquer avec eci@uottawa.ca pour déterminer leur admissibilité.

1. Les documents de demande suivants doivent être envoyés à eci@uOttawa.ca, avec la superviseure ou le superviseur de recherche de l’Université d’Ottawa en copie :

• Formulaire de demande pour ECI (docx, 511 Ko) rempli et signé
• Version numérique en couleur de la page des renseignements biographiques du passeport de l’ECI
• Lettre d’invitation de la superviseure ou du superviseur de recherche de l’Université d’Ottawa; l’utilisation du modèle de lettre est obligatoire et uniquement accessible aux superviseures et superviseurs de l’Université d’Ottawa.
• Preuve d’inscription à temps plein à l’université d’attache
• Documents d’immigration valides (le cas échéant)
• Preuve de l’obtention d’une bourse ou d’une autre forme de financement (le cas échéant)
• Preuve de la prise en charge des coûts du séjour au Canada

*  Tous les documents soumis doivent être nommés selon le format suivant : NomDeFamille_Prénom_NomDuDocument.

2. Paiements à effectuer par les ECI :

• Payer les frais de demande de 380 $ par l’intermédiaire du eMagasin de l’Université d’Ottawa, et fournir la preuve de payement par courriel à eci@uottawa.ca. Les frais doivent être payés par carte de crédit
• Payer les frais du régime d’assurance maladie universitaire (RAMU) pour votre sejour de recherche avant votre arrivée. RAMU étant la dernière étape du procédé, le payement doit être réalisé uniquement après approbation de votre dossier par RIEX. Une fois le dossier complet. RIEX vous confirmera le nombre de mois nécessaire et fournira le lien.
   

3. Envoyé directement par l’établissement d'origine à eci@uottawa.ca :

• La preuve d'inscription à temps plein dans votre établissement, sous la forme (1) d'un relevé de notes officiel et (2) d'une lettre certifiant l'inscription dans l'établissement d'origine pour la durée du séjour de recherche.
   

Une fois le formulaire d’inscription soumis et le dossier de l’ECI accepté par l’Université d’Ottawa, le projet de recherche pourrait nécessiter d’autres approbations.

Conduite responsable de la recherche et droits des étudiants : L’ECI convient de respecter le Règlement 115 – Conduite responsable de la recherche et le Règlement 130 – Droits et conduite responsable des étudiantes et étudiants.

Approbation d’éthique : Si le projet, qu’il soit indépendant ou qu’il se greffe à un projet de la superviseure ou du superviseur de recherche, implique la participation de sujets humains ou l’utilisation de matières biologiques, une nouvelle approbation éthique pourrait être requise. Pour en savoir plus sur les procédures et les lignes directrices en la matière, consulter le site Web du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche. Il est fortement recommandé de suivre le cours EPTC 2 : FER-2022 sur l’éthique de la recherche.

Soin et utilisation d’animaux : Si le projet de recherche recourt à des animaux ou demande d’effectuer des tâches spéciales dans les installations pour animaux, l’ECI doit communiquer avec le Service vétérinaire et animalier.

Risques opérationnels et organisationnels : L’étudiante-chercheuse et étudiant-chercheur invité, ne doit pas être affilié à une organisation figurant sur la liste des Organisations de recherche nommées du gouvernement du Canada, ni avoir reçu de financement de cette organisation, ni obtenu de soutien de recherche en nature de cette organisation.

Enfin, pour obtenir des renseignements sur les formations de sécurité qui pourraient s’appliquer au projet de recherche, l’ECI et sa superviseure ou son superviseur de recherche doivent consulter le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques.

Avant de votre arrivée au Canada, les frais du RAMU doivent être payés par l'intermédiaire du l’eMagasin de l’Université d’Ottawa.

Dès réception de tous les documents listés à l'étape 3, le bureau ECI vous communiquera, avant votre arrivée au Canada, le nombre de mois de RAMU à payer. Un lien pour le paiement sera joint.

Lorsque votre carte RAMU sera prête, le département des ressources humaines vous l'enverra par courriel.

Si vous omettez de payer les frais, votre superviseure ou superviseur à l’Université d’Ottawa en sera informé et devra les payer pour vous.

Le régime RAMU offre une couverture très limitée pour les soins dentaires. Les soins dentaires de routine et préventifs ne sont pas couverts. Dans de rares cas, une couverture peut s’appliquer uniquement aux soins dentaires d’urgence à la suite d’un accident, selon les conditions et les limites prévues par la police d’assurance RAMU.

Pour toutes questions concernant les frais couverts par RAMU, se référer au plan de couverture du RAMU.

L’ECI doit rencontrer sa superviseure ou son superviseur de recherche dès son arrivée.

Une fois à Ottawa, l’étudiante ou l’étudiant doit se présenter à InfoService pour activer sa carte d’identité universitaire. Cette carte sert de carte de bibliothèque, de carte de photocopie et de carte de débit sur le campus, et donne accès aux installations de l’Université.

Une fois son adresse courriel de l’Université et son numéro étudiant reçus, l’ECI doit activer son compte dans uoZone. Ce portail lui donnera accès à ses renseignements personnels, à ses relevés de compte, aux infolettres et à divers outils en ligne.

Nos partenaires sur le campus offrent une foule de services aux ECI pendant leur séjour. 

Les visites du campus en ligne et en personne, le Centre d’aide à la rédaction des travaux universitaires, les clubs étudiants, les groupes de soutien et le personnel dévoué permettront aux ECI de se repérer, d’obtenir du soutien et de faire connaissance avec leurs pairs lors de leur séjour à l’Université d’Ottawa. 

Pour suivre des cours, il suffit de s’inscrire en ligne ou en personne à InfoService. Les droits de scolarité des étudiantes et étudiants spéciaux et des auditrices et auditeurs s’appliquent. 

Pour bien préparer leur séjour à Ottawa, les ECI peuvent se renseigner sur les ressources du campus, les services de bibliothèque, les cartes du campus, le Service de la protection et le logement sur le campus et hors campus. À noter que pour accéder aux installations récréatives du campus, il faut s’inscrire et payer des droits supplémentaires; la page Web sur les sports et activités récréatives renferme de plus amples renseignements. 

Depuis l’automne 2023, les ECI ne sont plus admissibles au laissez-passer U-Pass pour les transports en commun. Pour obtenir des renseignements sur l’achat d’un laissez-passer de transport en commun, consultez les sites d’OC Transpo (Ottawa) et de la STO (Gatineau).

L’adhésion au Régime d’assurance maladie universitaire est-elle obligatoire? 

Oui. Elle est obligatoire pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités. Dans de rares cas, il est possible de se retirer du RAMU. Consultez les circonstances pouvant donner lieu à une exemption. Si vous pensez être admissible à une exemption, écrivez à l’adresse eci@uOttawa.ca. 

Je vais habiter à Ottawa. Suis-je admissible à l’Assurance-santé de l’Ontario? 

Une étudiante-chercheuse invitée ou un étudiant-chercheur invité qui est titulaire d’un permis de travail canadien et dont le séjour de recherche sera d’au moins six mois pourrait être admissible à l’Assurance-santé de l’Ontario. Visitez le site Web de l’Assurance-santé de l’Ontario pour obtenir toute l’information à ce sujet.

Une assurance est obligatoire pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités pendant toute la durée de leur séjour au Canada. Par conséquent, l’adhésion au RAMU est obligatoire. Si vous adhérez ultérieurement à l’Assurance-santé de l’Ontario, vous pourrez demander le remboursement de vos cotisations.

Je vais habiter à Gatineau. Suis-je admissible à la couverture de la Régie de l’assurance-maladie du Québec (RAMQ)?

Une étudiante-chercheuse invitée ou un étudiant-chercheur invité qui est titulaire d’un permis de travail canadien et dont le séjour de recherche sera d’au moins six mois pourrait être admissible à l’assurance de la RAMQ. Notez que la procédure d’inscription auprès de la RAMQ peut prendre plusieurs mois. Rendez-vous sur le site Web de la RAMQ pour confirmer votre admissibilité.

Une assurance est obligatoire pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités pendant toute la durée de leur séjour au Canada. Par conséquent, l’adhésion au RAMU est obligatoire. Si vous vous inscrivez ultérieurement auprès de la RAMQ, vous pourrez demander le remboursement de vos cotisations.

Une lettre d’invitation rédigée par la superviseure ou le superviseur de recherche est-elle suffisante?

Non. Seules les lettres d’invitation suivant le modèle officiel ECI sont acceptées. 

Où puis-je trouver le modèle officiel pour la lettre d’invitation des ECI?

Vous trouverez un lien vers le modèle de la lettre d’invitation pour les ECI à l’étape 3 de la Procédure pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités. Seuls les superviseures et superviseurs de recherche de l’Université d’Ottawa peuvent l’ouvrir à partir de leur compte Virtuo.

De quels services étudiants puis-je bénéficier pendant mes études à l’Université d’Ottawa?

Les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités peuvent profiter de la bibliothèque, des installations sportives, des clubs étudiants, des groupes de soutien, etc. Vous trouverez la liste des services étudiants à votre disposition à l’étape 7 de la Procédure pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités.

Puis-je obtenir le laissez-passer U-Pass?

Non. Les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités ne sont pas admissibles au laissez-passer U-Pass.

Ai-je à payer des droits de scolarité pour mon séjour de recherche?

Non. Vous n’avez pas de droits de scolarité à payer. Les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités doivent acquitter des frais d’inscription uniques, comme indiqué à l’étape 3 de la Procédure pour les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités.

Puis-je obtenir une bourse de l’Université d’Ottawa pour mon séjour?

Non. Aucune bourse n’est destinée aux étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités. Votre superviseure ou superviseur de recherche à l’Université d’Ottawa peut, à sa discrétion, vous verser une allocation. 

De quel type de justificatif avez-vous besoin pour prouver ma situation financière? 

Les étudiantes-chercheuses et étudiants-chercheurs invités doivent fournir une preuve de soutien financier pour la durée de leur séjour au Canada. Cette preuve peut comprendre notamment des lettres d’attribution de bourses, des lettres de l’établissement d’attache, des relevés bancaires personnels ou ceux des parents indiquant une capacité financière d’au moins trois mois, une déclaration de propriété d’un bien immobilier, d’un véhicule automobile ou d’autres actifs. Il est à noter que l’Université d’Ottawa se réserve le droit d’accepter ou non les preuves financières fournies comme étant suffisantes pour le séjour de recherche proposé. 

Puis-je obtenir une lettre de confirmation de mon séjour à l’Université d’Ottawa?

Si vous avez besoin d’une preuve officielle de la durée totale de votre séjour, vous pouvez obtenir votre relevé de notes officiel sur votre compte uoZone à l’aide de vos identifiants étudiants ou en écrivant à infoserv@uOttawa.ca.