La plupart des subventions et des contrats consentis par des bailleurs de fonds externes sont administrés par le SGR. Lorsque vous recevez un avis de décision favorable, celui-ci doit être acheminé au SGR (si l’avis est plutôt adressé aux Ressources financières, elles en feront de même). S’il détient déjà toute la documentation nécessaire (dont le formulaire RE, la demande, le budget et les certifications), le Service créera le compte de recherche et traitera les fonds octroyés.

Les équipes concernées au sein de votre faculté, les Ressources financières et vous recevrez un avis de décision interne lorsque le compte aura été créé : on y fera état du numéro et des détails du compte où les fonds seront déposés, de la ventilation annuelle des sommes, ainsi que de toute certification exigible. Ce courriel signale par le fait même aux Ressources financières qu’elles doivent activer ce numéro de compte et déposer les fonds.

Selon la nature des activités proposées, vous pourriez avoir à obtenir une certification avant que les fonds ne vous soient octroyés. Les subventions et les contrats sont assujettis à différents contrôles de conformité. Avant d’entreprendre un projet de recherche, il vous incombe d’obtenir les documents nécessaires auprès de l’Université.

Pour plus d’information sur le processus de certification, les formulaires connexes et les systèmes à utiliser pour présenter votre demande, consultez la section « Éthique et intégrité » de la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).

Il est important de bien vous renseigner sur les délais d’évaluation et les dates limites définies par :

• le Comité de protection des animaux (pour la recherche portant sur des animaux);
• le Comité d’éthique de la recherche (pour la recherche avec des êtres humains);
• le Bureau de la dirigeante principale de la gestion des risques (pour la recherche où sont utilisées des matières biologiques dangereuses ou des radiations).

Si votre projet est en attente d’autorisation auprès d’un comité d’éthique de la recherche (CÉR), vous pouvez demander à recevoir une partie des fonds pour financer vos activités qui n’impliquent pas des êtres humains, leurs données ou des matières biologiques humaines. Pour ce faire, vous devez remplir le formulaire 1B (fourni dans l’avis de décision du SGR) et en transmettre une copie dûment signée à l’agente ou agent de subventions attitré à votre faculté.