Un FOAP est un compte en fiducie identifiable par un numéro unique assigné à votre projet de recherche. Vos opérations financières (versement des salaires, achat d’équipement, de matériel et de fournitures, déplacements, etc.) seront portées à différents comptes de frais à même ce FOAP.

Chaque projet de recherche se voit attribuer un numéro de compte unique. Les Ressources financières sont responsables d’activer le compte et d’y verser les fonds octroyés. Le numéro du compte se trouve dans l’avis de décision interne que vous a transmis le SGR.

Une fois le compte activé, vous aurez accès à vos données financières dans le portail Workday (vous devrez vous connecter au RPV et ouvrir une session dans le portail). Si vous avez besoin d’aide pour gérer le volet financier de votre subvention, vous pouvez aussi communiquer avec l’administration de votre faculté ou de votre département.

Vous trouverez dans les lignes directrices de l’Université d’Ottawa sur la gestion des dépenses de recherche les impératifs de la gestion financière des projets subventionnés.

Les transferts entre établissements font référence aux fonds transmis entre les chercheuses et chercheurs qui travaillent dans deux universités distinctes. Ces transferts sont assujettis à des ententes annuelles renouvelables, qui servent à confirmer le bon déroulement du projet de recherche. Pour savoir comment procéder à ce type d’opération, communiquez avec l’agente ou agent de subventions du SGR affilié à votre faculté.

Réception d’un transfert

Pour recevoir des fonds d’une autre université pour votre projet de recherche, vous devrez fournir certains documents à l’agente ou agent de subventions du SGR :

1. Un formulaire RE dûment signé par le département et/ou la faculté
2. Une copie de la demande de subvention effectuée par votre collègue de l’autre université (budget compris)
3. Une copie de l’avis de décision de l’organisme subventionnaire

Une fois la documentation transmise, le SGR analysera les critères à respecter et mettra l’entente en place.

Envoi d’un transfert

Pour effectuer un transfert à des collègues d’autres établissements à partir de fonds administrés par l’Université d’Ottawa :

1. Transmettez au SGR une demande de transfert de fonds par écrit.
2. Le service communiquera avec l’autre établissement.
3. Les deux universités signeront une entente de transfert.
4. Le SGR demandera aux Ressources financières d’acheminer les fonds à l’université partenaire.

Transfert à l’interne (entre deux membres de la communauté de recherche de l’Université d’Ottawa)

Si vous devez verser des fonds à une ou un collègue d’un autre département ou d’une autre faculté, vous devez en aviser le SGR, qui demandera aux Ressources financières de transférer les fonds dans le compte spécifié.

Pour obtenir des renseignements sur les processus d’embauche, communiquez avec votre faculté. Vous trouverez aussi des formulaires, des systèmes et de l’information liés au recrutement pour les projets de recherche dans la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).

IMPORTANT : Avant de procéder à toute embauche, vous devez vous assurer d’avoir les fonds nécessaires pour couvrir le salaire et les avantages sociaux de votre future équipe. Pour orienter vos décisions, consultez les outils de ressources humaines sur VirtuO (connexion requise).

Le Service des approvisionnements voit à l’achat de tous les biens et services se chiffrant à plus de 5 000 $ CA par transaction (avant taxes). Sous cette limite, la transaction est plutôt administrée par la faculté ou le département, qui se charge aussi des opérations courantes, comme l’achat de matériel et de fournitures, le paiement des factures, la dotation et le traitement de la paie.  

Vous trouverez des formulaires, des systèmes et de l’information liés à l’achat de matériel de recherche dans la boîte à outils de recherche sur VirtuO (connexion requise).

Une avance de fonds pourrait vous être consentie si vous démontrez que des dépenses additionnelles sont essentielles à la poursuite du projet.

Pour obtenir cette avance, vous devez solliciter l’approbation :

1. De la direction de votre département
2. Du décanat de votre faculté
3. Du SGR (formulaire Demande d’autorisation de prêt sur le prochain versement (PDF, 133 KB)

Votre demande doit être pleinement justifiée et accompagnée d’un plan pour effectuer le redressement le plus rapidement possible. En tant que récipiendaire du financement, vous êtes la seule personne autorisée à présenter une telle demande.

Pour prolonger un contrat ou une subvention de recherche, vous devez faire approuver votre demande par le bailleur de fonds en passant par le SGR, le SSI ou le RIEX, selon le cas. Pour obtenir des précisions, communiquez avec le bureau de la recherche de votre faculté.

En règle générale, il n’est pas nécessaire de faire approuver à l’externe les fluctuations de l’ordre de 5 à 10 % dans un compte de frais rattaché au FOAP. Tout dépendant des exigences du bailleur de fonds, le SGR pourrait toutefois avoir à autoriser les changements de plus de 10 %. Le SGR, le SSI ou le RIEX sont tenus de négocier toute modification d’un contrat de recherche avec le bailleur des fonds.

Les activités de recherche sont assujetties à un certain nombre de politiques et règlements, où l’Université définit des principes directeurs et des lignes de conduite à appliquer dans différentes situations. Toute dérogation à leurs dispositions doit être autorisée au préalable (souvent, par le Comité d’administration).