Les principes suivants s'appliquent à la fin du projet pour tous les types de financement à prix fixe, qu'il s'agisse d’une subvention ou d’un contrat :

• Il est de la responsabilité du Chercheur Principal (CP) et de l'Administrateur de la Faculté de s'assurer que les vérifications/validations sont effectuées avant la date limite de la fermeture du compte. Cela comprend :
  • Vérifier s'il reste un solde ou un déficit dans le compte.
  • Vérifier l'admissibilité et l'exhaustivité de toutes les dépenses (documents de justification), ainsi que toute dépense admissible non réglée payée par la faculté au compte du projet.
  • Le CP et l'administrateur de la faculté s'assurent également que toutes les conditions ont été respectées conformément au formulaire RE Live Data et aux exigences des organismes subventionnaires conformément à l'accord/au contrat (par exemple, les produits livrables, les rapports d'étape ou finaux).
• Environ un mois avant la date de la fin du projet, les Ressources Financières entreprendront :
  • Une vérification de la réception de la totalité des revenus de la subvention ou du contrat,
  • Une révision de toutes les dépenses attribuées au compte,
  • Un examen des exigences en matière de rapports,
  • Vérifier que toutes les conditions ont été respectées.
• Les Ressources Financières feront un suivi avec le CP et l'administrateur de la faculté si des modifications ou des ajustements doivent être apportés.
• Lorsque les Ressources Financières sont satisfaites que toutes les conditions ont été respectées, elles ferment le compte dans le système financier de l'entreprise. Cela garantira qu'aucune dépense ne pourra être débitée au compte et qu'aucun autre rapport financier mensuel ne pourra être généré pour ce compte.
• Les Services de gestion de la recherche (SGR) n'est généralement pas impliqué dans le processus de la fin des projets qui est géré entre la faculté et les Ressources Financières centrales.

Dans le cas d'une fermeture anticipée du projet, le CP informe l'administration de sa faculté et le responsable des subventions du SGR de la nécessité de fermer le projet plus tôt que la date de fermeture initiale, en incluant une justification. Le CP, l'administration de la faculté, le SGR et les Ressources Financières dirigent le processus de clôture anticipée pour s'assurer que toutes les exigences externes et internes (y compris les révisions et la résiliation des accords) sont respectées.

À la fermeture d'un compte de recherche, s'il reste un solde, ces fonds résiduels sont gérés conformément aux directives du commanditaire :

• IRSC - Les fonds résiduels sont retournés à l'organisme.
• CRSNG et CRSH - Les fonds résiduels sont conservés par l'université pour financer des programmes internes. Exception :  Le programme Nouvelles frontières de la recherche (CRSH) exige que les fonds résiduels soient retournés à l'organisme.
• Contrats - Selon l'entente

Si les conditions de la bourse ou du contrat permettent au CP de conserver les fonds résiduels, l'administrateur de la faculté doit demander aux Ressources Financières de transférer le solde sur le compte général du CP. Si le chercheur principal ne dispose pas d'un compte général de recherche, il peut en ouvrir un en envoyant une demande au responsable des subventions du SGR, accompagnée d'un formulaire RE signé.

Lorsque le projet est terminé, les Ressources Financières, en collaboration avec le CP et l'Administrateur de la Faculté, sont responsables de :

• Vérifier que les dépenses sont admissibles pour le projet.
• Fournir un rapport financier et/ou une facture.
• Une vérification de la réception de la totalité des revenus pour la subvention ou le contrat.